Lo Spazio Ufficio
Lo spazio ufficio è sempre stato poco considerato, uno spazio su cui non investire (“tanto lo vedo solo io”) mentre non lo è per nulla.
Pensiamo a quante persone ci vengono a trovare: clienti, collaboratori o fornitori. In pratica chiunque entri nella nostra attività inevitabilmente si fa un’opinione su di noi. Può confermare una già buona impressione oppure la può smontare vedendo un ambiente spoglio o disordinato o rumoroso.
Ad ogni ambiente corrisponde una funzione e una possibilità di parlare a chi lo vive. Progettarlo bene vuol dire aumentare la propria autorevolezza nei confronti dei nostri clienti.
L’arredamento della tua attività è coerente con quello che predichi? Se tra le tue caratteristiche principali c’è l’affidabilità e la precisione allora i tuoi spazi devono presentarsi ordinati e organizzati. Solo così chi arriva dall’esterno può avere la certezza che se lo sei per te stesso puoi esserlo anche per gli altri. Il tuo lavoro riguarda la bellezza o l’armonia delle forme? Allora il tuo spazio dovrà essere luminoso, confortevole e ben arredato.
Io posso aiutarti, chiamami per un progetto ad-hoc, calibrato sulla tua impresa.
In ogni caso ho pensato di darti qualche idea così puoi farti un’idea di quello che potresti fare.
Vediamo zona per zona che cosa puoi o devi comunicare :
- spazio esterno: ovviamente la prima cosa che viene in mente è la targa o l’insegna affissa al muro ma in molti casi si può andare oltre e pensare che si possono sfruttare le vetrate. Questo riguarda le attività che si trovano al piano terreno, rialzato o al massimo al primo piano. Anziché vedere un ufficio con armadiature e scrivanie si possono mettere delle vetrofanie che rappresentano il lavoro che svolgi, il prodotto che vendi o il tuo slogan. Con la consulenza di un grafico pubblicitario puoi ottenere un impatto veramente notevole!
In questo caso ricordati di verificare presso l’ufficio affissioni del comune che cosa comporta in termini di tasse ma sarà sicuramente superiore il vantaggio in termini di visibilità rispetto al costo.
- reception: qui la persona che entra deve capire subito dove andare per avere informazioni per cui posizionare un banco reception con il nome delle persone addette al ricevimento clienti o fornitori è importante. Se la tua attività comporta l’ingresso di molte persone potrai aver bisogno di una macchinetta per distribuire i numeri che può anche essere collegata ad un display che segnala dove la persona deve andare quando è il suo turno.
Qui è importante ribadire chi sei, il tuo logo, la tua mission per dare la conferma al cliente che è nel posto giusto. Questo lo puoi fare attraverso il posizionamento di pannelli illustrativi fissati alle pareti o appesi a soffitto.
- attesa: qui c’è lo spazio più bello per trasferire a chi attende tutte le informazioni che vuoi. In questo modo lo puoi informare su tutti i tuoi servizi, le tue offerte, i tuoi orari ma anche sulle normative importanti per il tuo settore o che sono appena uscite. Così puoi trasformare questo spazio di noia in un momento di conoscenza e crescita, insomma interessante. A me è già capitato di sperare che il mio turno venisse un po’ dopo perchè volevo finire di leggere un articolo sul giornale che ho trovato sul tavolo!
In base alla tua attività e alla dimensione dello spazio che hai a disposizione puoi anche inserire un monitor che trasmette informazioni sul tuo settore (magari c’è un canale dedicato) oppure è sintonizzato sulle news.
Importante è segnalare dove si trovano i servizi igienici mediante pannelli indicativi e anche dove si trovano i vari uffici specifici e chi si trova all’interno, oltre alla sua carica.
- Ufficio operativo: in questo caso la comunicazione la intendo da un punto di vista alternativo, e cioè dalla parte di chi ci lavora. In base agli studi sulla produttività è stato rilevato che un bell’ambiente aumenta la concentrazione e la collaborazione tra colleghi, ma come lo comunichiamo alle persone? attraverso l’aiuto di colori rilassanti alle pareti, arredi e sedute ergonomiche, la luce giusta, l’isolamento acustico adeguato e una distribuzione degli arredi studiata in base ai percorsi che essi compiono nell’arco della giornata.
- Ufficio direzionale: anche qui è importante il comfort di chi ci lavora ma c’è anche il punto di vista delle persone che entrano in contatto con “il capo”. Dipende anche dal tipo di attività che svolgi. Per esempio un notaio può voler trasmettere importanza, quindi una grande scrivania, magari in legno e colori scuri lo aiutano in tal senso. Mentre uno studio medico ha bisogno di comunicare empatia e vuol far sentire a proprio agio chi si trova dall’altra parte per cui colori chiari con qualche accento colorato fanno al caso suo.
Questa è una veloce panoramica di quello che si può fare ma risolvere questi ambienti è un lavoro di progettazione specifico basato sull’analisi della tua attività e su quello che offre il mercato.
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